Как правильно написать резюме секретаря

Формат заполнения анкеты

Вы будете находиться в самом центре компании, поэтому определенный уровень профессионализма в данном случае будет обязательным условием. Анкета должна отражать вашу компетенцию, быть лаконичной, уникальной, понятной. Грамотное заполнение бланка резюме станет гарантией получения должности, соответствующей указанным запросам. Заполняя анкету: старайтесь различать специфику работы секретаря-делопроизводителя и секретаря общего профиля.

Резюме секретаря-делопроизводителя, разработанное по шаблону, это документ, включающий отдельные блоки, которые обязательно должны быть заполнены.

Здесь размещают:

• фото для создания впечатления о внешности соискателя;
• указание ожидаемой должности;
• контакты;
• данные об образовании, подготовке;
• перечень профессиональных и общих навыков.

Проявите уважение к потенциальному работодателю, размещая в бланке реальные сведения. Соблюдайте деловую этику, краткость и корректность. Цель документа – показать, что ваши способности, цели, задачи соответствуют тому, что ищет наниматель. Даже если секретарской деятельности у вас не было.

Требования к кадровику

1. Правовые и законодательные нормативы, имеющие отношение к трудовому процессу, к ведению и управлению личными делами персонала, к оформлению пенсий, заполнению трудовых книжечек и заключению трудовых соглашений.
2. Структуру предприятия и способы взаимоотношений персонала внутри него.
3. Действующие трудовые законодательные нормы.
4. Правила общения с кадрами и подача отчетности.
5. Правила учета личных данных персонала.
6. Порядок оформления пенсий, отпусков, льгот и пр.
7. Уметь составлять приказы, должностные инструкции персонала, согласно законодательству РФ.

Ошибки в работе кадровика могут привести:

• К неправильному заполнению табеля, что вызовет искажение в начислении зарплаты.
• К несвоевременному оформлению отпускных, создавая напряженность в коллективе и начисление штрафов проверяющими.

Правильное и своевременное заполнение документов играет немаловажное значение, поэтому грамотный кадровик должен постоянно следовать «в ногу со временем»

Должностные обязанности секретаря для резюме

Функциональные обязанности секретаря, вне зависимости от специализации, обычно включают в себя работу с документацией, входящими и исходящими звонками и корреспонденцией, а также приём посетителей. Обычно на этой должности приходится также заниматься приёмом посетителей, организацией жизнеобеспечения офиса (взаимодействие с курьерскими службами, клининговыми компаниями и так далее).

Примеры должностных обязанностей для резюме секретаря:

1. Приём, регистрация и сортировка входящей корреспонденции (направление в структурные подразделения).
2. Организация приёма гостей руководителя.
3. Ведение деловой переписки, организация телефонных переговоров, документооборот.
4. Приём и обработка входящих звонков.
5. Поиск информации в интернете.
6. Обеспечение порядка в офисе.
7. Осуществление пропускного контроля.
8. Своевременное информирование сотрудников управления о поставленных руководством задачах.
9. Работа с курьерскими службами (заказ воды, закупка канцтоваров и других офисных принадлежностей).
10. Взаимодействие с клининговыми сервисами.
11. Контроль отправки документов в банк и получения документов из банка.
12. Организация деловых поездок (бронирование отелей, заказ железнодорожных и авиабилетов).
13. Выполнение поручений руководителя.
14. Протоколирование совещаний.

Шаблон резюме

В каких организациях можно работать делопроизводителем?

В условиях современной действительности значительно возрос уровень оборота документации во всех видах организаций и ведомств. Большое количество как внутренних, так и внешних документов в различном формате, от традиционного — на бумажном носителе до электронного, требует строгой регламентации, грамотной организации и правильного хранения. То есть, возникает необходимость привлечения отдельного специалиста, отвечающего за оборот документов в той или иной организации.

Любая крупная фирма, государственная организация или иное предприятие больших размеров нуждается в услугах профессионального делопроизводителя.

В небольших организациях чаще всего служебные обязанности делопроизводителя выполняет секретарь, совмещая работу по документообороту со своими прямыми обязанностями – обработку корреспонденции, исполнение личных поручений руководителя, ответы на звонки и прочее.

Еще совсем недавно делопроизводством фактически  занимались архивариусы и писари, а сама профессия не относилась к числу распространенных и перспективных. Однако, на сегодняшний день ситуация коренным образом изменилась – крупнейшие ВУЗы страны выпускают дипломированных и квалифицированных специалистов в данной сфере. А сама профессия приобретает все большую популярность.

Образование

В зависимости от того какие функции возлагаются на секретаря, требуется соответствующее образование. Например, для занятия вакансии судебного секретаря, требования, предъявляемые к соискателю довольно высокие. Такому специалисту нужно обладать:

1. Высшим юридическим образованием.
2. Стажем работы не менее 2-х лет.
3. Продвинутым пользователем компьютера.

Трудоустроится в офис на свободную вакансию обыкновенного секретаря, для трудовой деятельности в приемном кабинете учреждения, можно и без опыта. При этом, образование и навыки такого претендента на вакансию секретаря должны соответствовать следующему:

• Иметь среднее образование.
• Умение пользоваться компьютерными программами.
• Знание делопроизводства.
• В некоторых случаях – знание английского языка.

Немаловажным моментом для секретаря – имеет внешний вид и привлекательность претендента.

Пример заполнения раздела

Блок об образовании претендента

Если у вас есть высшее образование, это большой плюс. В разделе необходимо подробно описать все учебные заведения, где вы учились или учитесь до сих пор. В образце автор указывает ВУЗ и дополняет картину специальными курсами, которые позволили освоить профессию.

Пример описания полученного образования:

• Высшее:
  Московский Государственный Университет
• Факультет:
  Менеджмента
• Специальность:
  Хозяйственно-экономическая деятельность
• Год окончания:
  2015

Перечисление начинайте с наиболее значимого образования, подкрепляя впечатление дополнительным обучением по специальности. Отсутствие образования усложняет задачу, поскольку этот раздел имеет большое влияние на принятие положительного решения. Для убедительности подробнее описывайте пройденные курсы, полученные квалификационные сертификаты. Для повышения своей компетенции и получения достойного места можно в период поиска работы записаться на курсы повышения квалификации и указать их в резюме.

Курсы повышения квалификации:

• Год окончания:
  2018
• Название:
  Организация управления бизнесом
• Проводившая организация:
  Академия менеджмента
• Год окончания:
  2016
• Название:
  Делопроизводство
• Проводившая организация:
  Центр профессиональной подготовки

Образование и карьера

Для работы делопроизводителем требуется высшее образование по специальности «Документоведение и архивоведение». Можно пробовать силы на подобной должности, освоив похожие специальности. Например, «Библиотечное дело».

Карьерная лестница делопроизводителя не предполагает большого количества ступеней. Как правило, квалифицированный работник может рассчитывать на горизонтальное продвижение, венцом которого становится должность начальника отдела. Однако талантливые и трудолюбивые делопроизводители вполне могут найти себя и на других должностях в крупной компании. В этом случае работа с документами может рассматриваться, как трамплин на более значимые и высокооплачиваемые позиции.

Дополнительные сведения

Данный раздел резюме, при его грамотном заполнении, может изменить впечатление о претенденте. Этот раздел не является обязательным.

Здесь можно отобразить любые сведения. Главное, чтобы это было важным обстоятельством для открытой вакансии.

• Сюда можно внести профессиональные качества, не отображенные ранее и являющиеся изюминкой специалиста.
• Также можно отобразить семейное положение соискателя, наличие детей.
• Умение работать с офисными программами, знание иностранного языка, увлечения и прочие сведения, демонстрирующие эрудированность претендента и его креативность и кругозор.

Некоторые соискатели, не зная, что здесь отображать, не заполняют данный раздел.

Пример:

Должностные обязанности Делопроизводителя

Функционирование любой компании не обходится без обслуживания серьезного объема документов. Это могут быть бланки заказов, бухгалтерские бумаги, различные разрешения, документы внутреннего использования и т.д. В былые времена работа со всеми бумагами, как правило, возлагалась на секретаря. Однако современные крупные компании уже мало похожи на небольшие фирмы. Многим из них требуются целые отделы секретариата, которые состоят из работников с разделенными полномочиями. Именно в таком штате и состоит делопроизводитель. Представители данной профессии встречаются не только в крупных компаниях. Они также трудятся в архивах, образовательных учреждениях, картотеках.

Среди основных обязанностей делопроизводителя можно выделить следующие:

• ведение документооборота;
• работа с корреспонденцией;
• контроль исполнения документов;
• работа с архивами.

Также делопроизводитель может выполнять некоторые функции секретаря. Например, осуществление звонков клиентам, перевод текстов, выполнение поручений начальства.

Обязанности

Секретарь является, своего рода, правой рукой руководителя учреждения, так как от его деятельности зависит эффективность работы фирмы.К обязанностям секретаря можно отнести:

1. Оформление и заполнение служебной документации.
2. Исполнение распоряжений директора.
3. Решение организационных мероприятий.

В зависимости от размера компании, направления деятельности учреждения – функции секретаря, да и само название должности, могут быть различны:

• Работа секретаря-делопроизводителя обязывает его обеспечить приём корреспонденции, разговоры по телефону с клиентурой, организацию совещаний и проведение делопроизводства.
• Секретарь на ресепшн – обеспечивает прием гостей и клиентуры, сервисное обслуживание переговоров, разговор по телефону, факсу и электронному адресу с клиентурой.
• Секретарь администратор – организовывает эффективное взаимодействие персонала офиса, обеспечивает контроль и порядок в рабочем кабинете, участвует в создании бизнес-планов, организовывает работу на базе передовых технологий в соответствие с безопасными условиями труда.
• Личный секретарь – обязан всегда быть в курсе важных событий, планировать график мероприятий в учреждении, выполнять основную личную работу директора, облегчая ему деятельность по управлению фирмой.
• Судебный секретарь, обычно, привязан конкретному судье. Данное лицо обеспечивает заполнение документов, участвует на судебных заседаниях. К основным обязанностям такой должности относится подготовка бумаг для судебного производства, обеспечивая: архивирование документов и передачу их в канцелярию;
• знание законодательных нормативов государства;
• заполнение протоколов заседаний суда;
• отправление повесток;
• приглашение лиц, участвующих в судебном производстве.

Пресс-секретарь осуществляет поиск и подбор работников для пресс центра, занимается рекламой бренда, готовит актуальные новости, презентации. К главному направлению его работы относится общение со СМИ.

Как видно, обязанности секретаря могут быть обширны и требуют определенного образования, знаний и навыков.

(Видео: “Пример резюме на “Ассистента руководителя””)

Значимость указания достижений

Вариантом удачного указания необходимых качеств в свете требований к соискателю может служить следующее:

• организация жизнедеятельности офиса: заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки;
• перевод документации, в том числе технической;
• работа с оргтехникой;
• консультирование клиентов по услугам компании;
• организация встреч VIP-гостей;
• обеспечение приятной и комфортной рабочей обстановки.

В качестве причин ухода с прежнего рабочего места есть смысл указывать реальные причины. К примеру, труд без официального оформления, по гражданско-трудовому договору. Обязательно прикладывается соответствующий документ.

В числе вариантов допускаются: при рассмотрении предложений какие-либо объективные причины не приводили к трудоустройству;

• большая удаленность места будущей работы от места жительства (неудобно добираться);
• несоответствие обязанностей заявленным в объявлении;
• непрозрачные условия оплаты;
• несоблюдение ТК;
• переквалификация, творческий отпуск, семейные обстоятельства.

В перечне профессиональных навыков и умений указывают те, что способствуют достижениям. Это могут быть ответы на звонки, регистрация их с информированием руководителя, составление плана работ начальника, выполнение поручений, составление служебных записок, работа с любыми документами.

Очень неплохо упомянуть об опыте выдачи поручений сотрудникам от руководителя и контроле их исполнения, поиск подрядчиков для отдельных задач, обеспечении рабочего места руководителя необходимыми средствами в виде канцпринадлежностей, техники, содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников, ведение архива дел и документов, обеспечение их сохранности, передача в архив, организация командировок руководителя, заказы билетов авиа и железнодорожных, бронирование гостиниц.

Профессиональные достижения в резюме – важная его часть. Ни в коем разе не следует пренебрегать ею при самостоятельном составлении резюме и надежде на произведение благоприятного впечатления на работодателя. Из трудового опыта выделяют действительно свои заслуги, участие в проектах, реализацию каких-либо задач, повышение квалификации. Какие-либо достижения можно выделить в любой сфере деятельности.

Не нужно стесняться немного хвалить себя. Это поможет сделать резюме интересным работодателю. Тогда и приглашение на собеседование ждать себя не заставит.

Заработная плата

В резюме на работу, и делопроизводителя в том числе, кандидаты часто указывают заработную плату гораздо выше, чем могут заплатить работодатели. «Проси больше, все равно дадут меньше» — это прочно укоренилась в сознании людей. Не всегда это работает на пользу кандидату. Может возникнуть такая ситуация. Например, для вас вполне приемлема зарплата в размере 60000 рублей в месяц, но в резюме или на собеседовании вы указали 100000 рублей. Руководитель, посмотрев на такие запросы в резюме делопроизводителя, ухмыльнется, ведь столько не зарабатывает даже он. И выбросит ваше резюме в корзину. А ведь в штатном расписании оклад секретаря-делопроизводителя был как раз 60000 рублей, что вас бы вполне устроило. Но, увы, вас теперь уже нет в числе соискателей.

Предлагаем примерный образец резюме делопроизводителя:

Личные качества секретаря для резюме

Работа секретаря бывает монотонной, утомительной и однообразной, но может быть связана и с авралами и стрессами. Всё это повышает ценность таких личных качеств, как внимательность и усидчивость, стрессоустойчивость и способность проявлять выдержку, аккуратность и умение работать в режиме многозадачности, исполнительность и энергичность. Попытайтесь выделить несколько главных качеств, наиболее важных для конкретной вакансии, под которую составляется резюме. Примеры личных качеств в резюме секретаря:

1. Исполнительность.
2. Внимательность.
3. Аккуратность.
4. Высокая работоспособность.
5. Опрятность.
6. Организованность.
7. Ответственное отношение к работе.
8. Усидчивость.
9. Нацеленность на результат.
10. Лёгкая обучаемость.
11. Любовь к порядку.
12. Инициативность.
13. Умение ладить с людьми.
14. Активная жизненная позиция.
15. Умение отстаивать интересы компании.
16. Стремление к профессиональному росту.
17. Устойчивость к стрессам.
18. Приятная внешность.
19. Способность работать в режиме многозадачности.
20. Коммуникабельность.
21. Самостоятельность.
22. Ухоженный внешний вид.
23. Презентабельность.
24. Честность.
25. Добросовестность.
26. Порядочность.

Мы будем рады, если образец резюме секретаря, который мы подготовили, поможет вам составить отличное резюме и успешно трудоустроиться на хорошую работу. Кстати, быстро создать своё резюме вы сможете, используя наш шаблон.

Личные качества

В этом разделе нужно отметить лишь те персональные черты характера соискателя, которые важные для объявленной вакансии кадровика. Здесь надо проявить самокритичность и при заполнении раздела не слишком увлекаться положительными качествами, сохраняя баланс между хвалебными демонстрациями своего характера и скромностью. При этом не следует перечислять слишком большой список таких качеств. 4-6 пунктов – вполне будет достаточно.

Среди достоинств, как кадровика, так и любого специалиста, можно отобразить личные качества из следующего списка, представленного в таблице:

Заполняя раздел нужно отметить наиболее важные качества, которые могут заинтересовать руководство компании, открывшее вакансию кадровика.

Профессиональные навыки

В профессиональном стандарте кадровика установлено 3 уровня квалификации (5, 6 и 7), утвержденных распоряжением Минтруда и соцзащиты РФ № 148н от 12.04.2013 года, которые регламентируют единые требования к квалификации кадровиков.

1. Пятый уровень предусматривает самостоятельную деятельность кадровика по практическому решению задач, по работе с документами.
2. Шестой уровень предполагает самостоятельную деятельность кадровика по определению задач в сфере подбора специалистов, по их обучению, компенсациям и льготам.
3. Седьмой уровень относится к трудовым обязанностям кадрового отдела в сфере инновационной деятельности. Данный уровень квалификации относится к руководителям отдела кадров.

В свете этих уровней, соискатель на вакансию кадровика должен отобразить в резюме свои профессиональные навыки, приобретенные на предыдущих местах работы.

Пример заполнения раздела:

Блок об образовании претендента

Если у вас есть высшее образование, это большой плюс. В разделе необходимо подробно описать все учебные заведения, где вы учились или учитесь до сих пор. В образце автор указывает ВУЗ и дополняет картину специальными курсами, которые позволили освоить профессию.

Пример описания полученного образования:

• Высшее: Московский Государственный Университет
• Факультет:

  Менеджмента

• Специальность:

  Хозяйственно-экономическая деятельность

• Год окончания:

  2015

Перечисление начинайте с наиболее значимого образования, подкрепляя впечатление дополнительным обучением по специальности. Отсутствие образования усложняет задачу, поскольку этот раздел имеет большое влияние на принятие положительного решения. Для убедительности подробнее описывайте пройденные курсы, полученные квалификационные сертификаты. Для повышения своей компетенции и получения достойного места можно в период поиска работы записаться на курсы повышения квалификации и указать их в резюме.

Курсы повышения квалификации:

• Год окончания: 2018
• Название:

  Организация управления бизнесом

• Проводившая организация:

  Академия менеджмента

• Год окончания:

  2016

• Название:

  Делопроизводство

• Проводившая организация:

  Центр профессиональной подготовки

Образец (пример) готового резюме Делопроизводителя

Цель

Замещение должности делопроизводителя.

сентябрь 20ХХ г. – июнь 20ХХ г. Московский государственный гуманитарный институт, факультет делопроизводства,, специальность «архивариус», диплом специалиста (заочное отделение).

Дополнительное образование

апрель 20ХХ г. – август 20ХХ г. Курсы по изучению компьютера и компьютерной техники.

АрхиваторОктябрь 20ХХ г. – февраль 20ХХ г. ООО «Маяк», г. Санкт-Петербург.Функциональные обязанности:— приём документов для хранения;— регистрация документов;— учёт выдачи и контроль возвращения документов из архива;— подготовка отчётов.

Секретарьмарт 20ХХ г. – октябрь 20ХХ г. Городская больница №3, г. Санкт-Петербург.Функциональные обязанности:— приём звонков;— ведение входящей-исходящей корреспонденции;— оформление больничных листов;— запись пациентов на приём;— выполнение поручений главврача.

Делопроизводительянварь 20ХХ г. – август 20ХХ г. КБ Финанс-груп г. Санкт-Петербург.Функциональные обязанности:— работа с корреспонденцией (приём-отправка);— систематизация и хранение документов;— ведение учёта документов;— регистрация и ведение внутренней документации;— подготовка документов для передачи в архив.

Профессиональные навыки

— Отличное знание ПК и офисных программ;— Владение офисной техникой;— Грамотность речи и письма;— Знание принципов документооборота;— Владение языками: русский свободно; английский – базовый (разговорный).

***

# Сопроводительное письмо специалиста по кадрам

Многие не пишут сопроводительное письмо не из-за того, что считают его ненужным, а из-за элементарного незнания, какую информацию стоит писать. Для того, чтобы вам было легче понять, что в нем указывать, можно отталкиваться от простой структуры:

1. Напишите приветствие.
2. Укажите ваше имя и фамилию.
3. Напишите из какого источника узнали о вакансии.
4. Расскажите немного о своем опыте, достижениях, профессиональных навыках. Но старайтесь не повторять в точности то, что уже написано в резюме. Подумайте, что вам еще хочется сказать, или выделите главное, на чем, по вашему мнению, должен сконцентрироваться рекрутер.
5. Напишите, чего хотите достичь в профессии.
6. Подумайте, чем вы можете быть полезными на этой должности, какими личными навыками и качествами обладаете, чтобы успешно справляться со всеми обязанностями.
7. Укажите, почему вас заинтересовала именно эта компания.
8. Завершите ваше письмо словами об ожидании обратной связи от рекрутера и словами благодарности о внимании к вашей кандидатуре.
9. Укажите контактные данные, по которым с вами можно связаться.

Влияет ли сопроводительное письмо на трудоустройство?

ВлияетНет

Опыт работы в резюме секретаря-делопроизводителя

Этот блок должен содержать информацию обо всех местах работы по специальности с указанием времени работы и должностных обязанностей, которые вы исполняли. Все, что вы делали, записывайте в зависимости от приоритета.

Пример заполнения раздела об опыте работы:

• Период: 08.2015 — 10.2016
• Организация:

  «Альфалинк Трейдинг»

• Должность:

  Секретарь-делопроизводитель

• Обязанности:

  — Делопроизводство — Составление графиков, управление процессами — Организация и ведение переговоров — 1С и Sharepoint документооборот — Организация командировок.

Такой подход даст преимущество перед претендентами начального уровня подготовки, выпускниками учебных заведений.

Что делать, если опыта работы нет

Если конкретным стажем работы вы не обладаете, не отчаивайтесь. Внесите в резюме сведения об образовании. Так вы покажете свою целеустремленность и заинтересованность в профессии.

Упомяните факты деятельности, имеющие косвенное отношение к обязанностям секретаря.

Предположим, вы имели опыт работы в кафе, и в ваши обязанности входила запись данных о встречах, организация собраний персонала, проведение переговоров с поставщиками и клиентами, организация банкетов. Это хорошие навыки, которые будут полезны для секретарской работы.

Избегайте прямого утверждения об отсутствии опыта. Не пишите о том, что вы хотите. Делайте акцент на требованиях работодателя.

Резюме делопроизводителя

Ежедневно данный специалист пропускает через свои руки тонны важной информации, которую необходимо прочитать, отобрать, проанализировать, обработать и в случае надобности отправить нужному адресату

• Некоторые организации объединяют эту работу с должностью секретаря делопроизводителя. А это подразумевает выполнение личных указов начальства, отвечать на звонки и напрямую общаться с клиентами, а в особо редких случаях, приходится даже переводить документацию на другой язык, так что знание английского здесь не будет лишним.
• Вакансия экономиста делопроизводителя требует также определённых знаний в области экономики и осведомлённости в сути экономических вопросов.

Устраиваясь на эту должность, стоит понимать, что эта профессия перспективна только в больших компаниях, где на вакансию секретаря выпадает действительно большая ответственность.

Профессиональные навыки, которыми необходимо обладать для резюме и качественной работы:

• уметь вести документооборот фирмы,
• вести телефонные разговоры с клиентской базой,
• своевременно оформлять документацию,
• вести архив,
• знать главные пункты единой государственной системы делопроизводителя.

Чаще всего предъявляют следующие требования соискателю:

• наличие высшего образования,
• владение ПК и офисным оборудованием,
• быть коммуникабельным,
• иметь опыт работы от одного года.

К личным качествам необходимым к работе нужно отнести: конечно, коммуникабельность в первую очередь, затем ответственность и внимательность, оперативность и чистоплотность, а также честность и сдержанность.

Действие 2. Обновление локальных нормативных актов

Поскольку в Трудовой кодекс периодически вносятся изменения, актуализировать нужно и локальные акты организации. В противном случае работодателя привлекут к ответственности по КоАП РФ.

Поэтому в конце года проверьте, все ли локальные акты вы привели в соответствие с законодательством.

Одним из основных документов каждой организации являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).

Изменения, которые следовало внести в ПВТР в 2020 году, в частности, касаются введения электронной трудовой книжки. Так, если в ПВТР есть положения, описывающие порядок приема и увольнения, выдачу документов (их копий), связанных с работой, данные положения корректируются с учетом изменений, внесенных в Трудовой кодекс Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Еще изменения затронули порядок предоставления дней для прохождения диспансеризации. Сейчас работники старше 40 лет могут брать оплачиваемый день ежегодно, а не раз в 3 года, как раньше. Кроме того, работодатель может потребовать подтвердить целевое использование этого дня соответствующей справкой, но данное требование обязательно надо прописать в ПВТР. Если не пропишете – запрашивать справку будет незаконно.

Следует учесть и такие моменты:

• определены особенности рассмотрения индивидуальных трудовых споров спортсменов, тренеров в профессиональном спорте и спорте высших достижений. Их могут рассмотреть в комиссиях по трудовым спорам, судах либо передать в арбитраж;

• установлен новый порядок выплаты выходных пособий работникам при ликвидации организации и сокращении штата.

Кроме ПВТР, изменения, возможно, придется внести в положения об оплате труда, о персональных данных, об аттестации и др.

Изменения вносите в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался первоначально. Если локальные нормативные акты принимались с учетом мнения профсоюза, изменения могут быть внесены только при соблюдении порядка учета мнения этого органа (ст. 372 ТК РФ).

Сначала издайте приказ о внесении изменений. В нем укажите:

• информацию о причинах изменений (например, в связи с изменением законодательства);

• дату, с которой вводятся изменения;

• дополнительные мероприятия в связи с изменением локального акта, например внесение изменений в трудовые договоры с работниками;

• перечень изменений, если их мало. Если их много, лучше принять новую редакцию документа;

• лиц, ответственных за ознакомление работников с изменениями.

Локальный нормативный акт в новой редакции утверждается приказом руководителя организации или путем проставления им грифа «УТВЕРЖДАЮ» и подписи на титульном листе документа.

Ознакомьте работников под подпись со всеми новыми (обновленными) локальными нормативными актами (абз. 10 ТК РФ).

Еще одним документом, актуальность которого нужно проверить, является штатное расписание. Проверьте соответствие реальной численности работников количеству, установленному штатным расписанием. Возможна такая ситуация: работник уволился, нового не взяли, должность долгое время вакантна, а нового работника не ищут. Или должность вакантна, а обязанности по ней исполняет лицо по гражданско-правовому договору. Поскольку штатное расписание – это один из наиболее часто запрашиваемых контролерами документов, в подобных случаях обязательно возникнут вопросы.

О выявлении подобных фактов сообщите руководству. Не исключено, что придется вносить в штатное расписание изменения или утвердить новый документ.

Ну и конечно, если в штатном расписании отражается вся зарплата, то есть и оклад, и все доплаты и надбавки, она не может быть меньше МРОТ. На федеральном уровне с 01.01.2021 МРОТ пока не принят, но предлагается выплачивать его в размере не ниже 12 792 руб. при условии, что человек отработал полный месяц.

Важные нюансы при составлении анкеты соискателя

Есть правила, которые помогут грамотно оформить резюме:

1. Всю информацию разделите на блоки. Основные: ФИО, желаемая должность, контактные данные, опыт работы, образование и дополнительные курсы, профессиональные навыки, личные качества.
2. Тщательно выберите фотографию. Никаких снимков из социальных сетей. Найдите фото в деловом стиле.
3. Обязательно укажите желаемую должность. Пишите лишь одну вакансию – документовед. Потому что, если вы добавляете другие, например, секретарь, архивариус, делопроизводитель, то теряете в глазах работодателя уникальность. Это вакансии, требующие разных профессиональных качеств. Лучше для каждой желаемой должности создать отдельное резюме.
4. Если вы заполняете пункт с желаемой зарплатой, то готовьтесь оправдать, делая в анкете соискателя упор на профессиональные навыки и умения.

Совет
Не желаете стрелять по воробьям и рассылать резюме впустую? Забудьте о шаблонах и массовых рассылках. Учитывайте пожелания работодателя. Например, если компания заинтересована в опытных специалистах, рекомендуем блок с описанием опыта работы расположить выше остальных. Если фирма приветствует новичков, то выделите блок, где рассказываете о навыках и блок с описанием личных качеств.