Архивист (он же архивариус)

Востребованность

Профессия архивариуса востребована в разных сферах. К примеру, в органах записи актов гражданского состояния (загсах) ее представители учитывают рождаемость и смертность, хранят копии свидетельств о рождении, о браке и другие важные документы.

Музейный архивариус систематизирует экспонаты по периодам истории, разделам и видам. Архивист колледжа, техникума, училища или вуза хранит и учитывает записи студентов, копии дипломов, а также записи, сделанные в трудовой книжке каждого сотрудника.

Не обойтись без архивариуса и в сфере медицины. Деятельность поликлинических учреждений и больниц требует корректного хранения и систематизации медицинских карточек, а также историй болезни пациентов. В научных институтах архивист несет ответственность за сохранность записей докторов, занимавшихся изучением заболеваний.

Кроме того, архивариус может сотрудничать с частным лицом. Если состоятельная семья желает получить помощь в составлении своей генеалогии или упорядочить внушительную коллекцию документов, она прибегает к услугам архивиста.

Немного истории

Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.

Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е. судебный писец.

Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.

С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей. Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов. Современное название специальности – архивист.

В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.

График проведения курсов по архивному делу на 2021 год

График проведения курсов профессиональной переподготовкипо архивному делу на 2021 год

График проведения курсов повышения квалификациипо архивному делу на 2021 год

* с применение ДОТ — с применением электронного обучения и дистанционных образовательных технологий

Система научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. Описание архивных документов

Чему обучают будущих архивариусов?

Теоретическая база, по которой обучают в вузах студентов, объемная. Она включает в себя следующие материалы:

• ведение, организация архива государственных учреждений;
• обеспечение сохранности документов;
• подготовка документации для хранения в архиве;
• создание и обработка новых документов, а также работа с имеющимися бумагами;
• составление справочно-поисковых систем;
• распознавание документации, умение защищать бумаги от подделки;
• навыки реставрирования/консервации документов;
• умение делать экспертизу бумаг на наличие практической или прикладной ценности.

Закрепляют теорию студенты направления «Документоведение и архивоведение» в период учебной или производственной практики. Проводится она в ведомственных архивах, государственных предприятиях, медицинских и образовательных учреждениях. Эти структуры имеют значительный документооборот.

Требования к Слушателям:

Обратите внимание! Для поступления достаточно прислать скан-копии или фотографии документов, а также осуществить удаленное заключение договора. Копии документов должны быть чёткими, разборчивыми, легко читаемыми.Обучающимся от юридического лица необходимо отправить бумажные документы почтой до окончания обучения.. На программы профессионального обучения принимаются совершеннолетние граждане

На программы профессионального обучения принимаются совершеннолетние граждане.

Для поступления гражданам Российской Федерации необходимо предоставить:

1. Документ, удостоверяющий личность и гражданство (паспорт).
2. Страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС).
3. Заявление.

Внимание! Принимаются лица от 18 лет.

Требования к Слушателям:

Обратите внимание! Для поступления достаточно прислать скан-копии или фотографии документов, а также осуществить удаленное заключение договора. Копии документов должны быть чёткими, разборчивыми, легко читаемыми.Обучающимся от юридического лица необходимо отправить бумажные документы почтой до окончания обучения.. На программы профессионального обучения принимаются совершеннолетние граждане

На программы профессионального обучения принимаются совершеннолетние граждане.

Для поступления гражданам Российской Федерации необходимо предоставить:

1. Документ, удостоверяющий личность и гражданство (паспорт).
2. Страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС).
3. Заявление.

История возникновения

В процессе археологических раскопок, проводившихся на территории древних Греции, Египта и Рима, исследователи находили образцы письменности, которые были собраны особым образом. В дошедших до наших дней летописях содержались четкие предписания о методах ведения ценных документов. Соответственно, можно заключить, что архивариусы существовали еще в эпоху глубокой древности.

Уже само наличие отдельных помещений, где хранились важные письмена, говорит о том, что культура социума того времени находилась на высоком уровне. Ведь архив нужен не только для хранения памяти об исторических событиях. Это база, имеющая научный и прикладной характер.

В России профессия «архивариус» появилась благодаря императору Петру I. Официально это событие зафиксировано в «Генеральном регламенте», изданном в 1720 году.

Согласно этому документу, государственным органам власти предписывалось учредить архивы и открыть должность госслужащего, который должен был «письма прилежно собирать, оным реестры чинить и листы перемечивать…». Это краткая характеристика, объясняющая, кто такой архивариус и чем он должен заниматься.

В первые годы после Октябрьской революции каждое госучреждение имело четко организованный документооборот. В обязательном порядке архивировались сведения о подвергшихся национализации усадьбах, монастырях, церквях. Сохранялись материалы о великих народных деятелях – ученых, художниках и композиторах. Уничтожать такие собрания документов строго запрещалось. Их сохранность контролировал архивариус.

С 2002 года календарь профессиональных праздников пополнился Днем архивиста. Отмечают его 10 марта.

Обязанности

Несмотря на то, что современные компании постепенно переходят на хранение ценных документов в электронном формате, многие предприятия сохраняют архивный отдел в прежнем виде.

Архивариусу отправляют бумаги, уже вышедшие из документооборота фирмы. Это могут быть как внутренние документы – приказы, личные дела сотрудников, так и материалы, присланные из других структур – госуказы, судебные распоряжения и т.д.

Задача архивариуса систематизировать все архивные документы в соответствии с требованиями, нормами, правилами. Чтобы любую бумагу можно было без проблем «поднять из архива» при необходимости.

В круг обязанностей сотрудника архива входят:

• сортировка, размещение на стеллажах документов, сданных в архив;
• выдача справок;
• оформление входящей или исходящей документации;
• ведение учетных баз данных;
• составление описаний к архивным материалам;
• участие в комиссиях, где решается вопрос об уничтожении или списании устаревших документов;
• умение работать с компьютером;
• знание правил пожарной безопасности, их соблюдение.

Где получить профессию?

Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.

Для начала карьеры достаточно среднего специального образования на базе колледжа, но более престижным считается диплом профильного ВУЗа. Его наличие дает больше шансов для развития карьеры, которая представлена получением административного поста.

Требования к соискателю

У архивариуса ответственная и довольно сложная работа. Именно поэтому работодатель к соискателю предъявляет высокие профессиональные требования. При трудоустройстве хранитель архива обязан:

• уметь составлять отчеты/документы с правильным оформлением;
• знать инструкции по работе с архивными материалами, нормативные акты;
• уметь работать с большим количеством информации;
• обладать грамотной речью, писать без ошибок;
• владеть компьютером на хорошем уровне;
• уметь работать с офисной техникой.

Главное условие – наличие профильного образования. Большинство работодателей предпочитают иметь дело со специалистами с дипломом высшего учебного заведения.

Не менее строги и требования к личностным качествам архивариуса. Настоящий хранитель архива должен обладать:

• терпеливостью;
• усидчивостью;
• внимательностью;
• аналитическим складом ума;
• сосредоточенностью;
• любовью к систематизации и порядку;
• пунктуальностью;
• скрупулезностью;
• организованностью;
• дисциплинированностью;
• самоконтролем.

Применение результатов обучения

Действующая система архивов обеспечивает сохранность наиболее важных документов, содержащих актуальную в течение длительного времени информацию. Она объединяет государственные, ведомственные архивы, архивы организаций. Существует четкий порядок ведения документации, ее хранения и передачи дел в архив. Задача архивариусов и состоит в том, чтобы обеспечить выполнение всех требований, касающихся работы с документами и их сохранности. В результате обучения выпускники смогут работать архивариусами:

• в архивах, канцеляриях, отделах документооборота предприятий и организаций;
• в ведомственных архивах;
• в государственных архивах.

Требования к Слушателям:

Обратите внимание! Для поступления достаточно прислать скан-копии или фотографии документов, а также осуществить удаленное заключение договора. Копии документов должны быть чёткими, разборчивыми, легко читаемыми.Обучающимся от юридического лица необходимо отправить бумажные документы почтой до окончания обучения.. На программы профессионального обучения принимаются совершеннолетние граждане

На программы профессионального обучения принимаются совершеннолетние граждане.

Для поступления гражданам Российской Федерации необходимо предоставить:

1. Документ, удостоверяющий личность и гражданство (паспорт).
2. Страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС).
3. Заявление.

Где востребован архивариус

Финансовые, страховые компании, государственные учреждения, банки и другие предприятия с высоким документооборотом нуждаются в архивариусе. Архивисты Загса хранят такие важные документы как копии свидетельств о рождении, заключении брачного союза, смерти.

Сотрудники архивов в музее следят за систематизацией экспонатов по видам и отношению к периоду истории.

Работники архивных отделов любых учебных заведений следят за сохранностью копий дипломов, хранят записи о студентах, а также о сотрудниках.

Медицинская сфера без архивариуса тоже не обходится. В поликлиниках и больницах необходим строгий контроль карточек, историй болезней пациентов.

Научные лаборатории имеют архивные отдел, где обрабатывается и систематизируется вся информация об исследованиях и опытах.

Частным лицам помощь архивариуса может понадобиться при составлении генеалогического древа или упорядочения большого объема бумаг.

Данные актуальны на Май 2021 и взяты из сервиса «Яндекс Работа»

Обучение

Учиться на архивариуса можно в среднем специальном или высшем учебном заведении в разных городах России. По уровню престижности, конечно, лидируют Москва и Санкт-Петербург.

Если вы планируете поступать в один из московских колледжей, рекомендуем обратить внимание на эти ссузы:

• Областной колледж искусств.
• Колледж автоматизации и информационных технологий.

Вузов, ведущих подготовку специалистов по упомянутому направлению, в России достаточно много. Приведем несколько примеров:

• Российская экономическая школа (Москва).
• Государственный институт русского языка имени А. С. Пушкина (Москва).
• Московский институт международных отношений (МГИМО).
• Ленинградский госуниверситет им. А. С. Пушкина.
• Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов.
• Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.

Для поступления в вуз потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку и литературе, обществознанию и истории. Чем больше баллов вы наберете, тем выше шансы пройти на бюджетную форму обучения, где вам будут платить небольшую, но стипендию.

Вы узнаете и научитесь

В процессе изучения курса будут рассмотрены следующие вопросы:

• Нормативно-правовые документы, регулирующие организацию деятельности архивов.
• Организация архивного дела и сроки хранения документов.
• Основы охраны труда, трудового законодательства и внутреннего распорядка архивариуса.
• Технологии документационного обеспечения управления.
• Сохранность документов, законченных делопроизводством.
• Порядок приема и сдачи документации в архив, методы и способы ее хранения и систематизации.
• Организация доступа и использование архивных документов.
• Автоматизация делопроизводства и электронный оборот как инструмент управления организацией.

Результаты и перспективы

• Вы способны вести отчетность и правильно составлять и оформлять деловые бумаги.
• Вы можете правильно организовать архивную работу и вести контроль по документообороту.
• Вы освоили технические средства электронного документооборота, позволяющие автоматизировать процесс управления делопроизводством.

Применение результатов обучения

Архивариус является хранителем текущей и прошлой документации. В современных условиях глобальной информатизации их обязанности стали значительно сложнее и разнообразнее. Данный специалист востребован везде, где есть большой документооборот, а не только в музеях и библиотеках. После обучения вы сможете работать в государственных и частных учреждениях и организациях, нуждающихся в услугах архивного работника.

Где востребованы архивариусы?

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;

музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;

учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;

медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;

частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.

Обязанности

Несмотря на то, что современные компании постепенно переходят на хранение ценных документов в электронном формате, многие предприятия сохраняют архивный отдел в прежнем виде.

Архивариусу отправляют бумаги, уже вышедшие из документооборота фирмы. Это могут быть как внутренние документы – приказы, личные дела сотрудников, так и материалы, присланные из других структур – госуказы, судебные распоряжения и т.д.

Задача архивариуса систематизировать все архивные документы в соответствии с требованиями, нормами, правилами. Чтобы любую бумагу можно было без проблем «поднять из архива» при необходимости.

В круг обязанностей сотрудника архива входят:

• сортировка, размещение на стеллажах документов, сданных в архив;
• выдача справок;
• оформление входящей или исходящей документации;
• ведение учетных баз данных;
• составление описаний к архивным материалам;
• участие в комиссиях, где решается вопрос об уничтожении или списании устаревших документов;
• умение работать с компьютером;
• знание правил пожарной безопасности, их соблюдение.

Эта программа для вас, если вам нужно:

• Узнать основные положения государственной системы делопроизводства и основные правила составления и хранения документации.
• Научиться выполнять систематизацию, размещение и учет дел.
• Освоить информационные технологии в делопроизводстве и научиться применять их в практической деятельности. 

Содержание программы построено на требованиях Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37) (ред. от 27.03.2018) к должности «Архивариус».

Курс реализуется заочно с применением дистанционных образовательных технологий и продолжается 14 недель (340 часов).

Требования к соискателю

У архивариуса ответственная и довольно сложная работа. Именно поэтому работодатель к соискателю предъявляет высокие профессиональные требования. При трудоустройстве хранитель архива обязан:

• уметь составлять отчеты/документы с правильным оформлением;
• знать инструкции по работе с архивными материалами, нормативные акты;
• уметь работать с большим количеством информации;
• обладать грамотной речью, писать без ошибок;
• владеть компьютером на хорошем уровне;
• уметь работать с офисной техникой.

Главное условие – наличие профильного образования. Большинство работодателей предпочитают иметь дело со специалистами с дипломом высшего учебного заведения.

Не менее строги и требования к личностным качествам архивариуса. Настоящий хранитель архива должен обладать:

• терпеливостью;
• усидчивостью;
• внимательностью;
• аналитическим складом ума;
• сосредоточенностью;
• любовью к систематизации и порядку;
• пунктуальностью;
• скрупулезностью;
• организованностью;
• дисциплинированностью;
• самоконтролем.

Планируемые результаты

В результате прохождения программы Слушатели смогут:

• систематизировать документы по видам;
• создавать архив организации;
• составлять примерную (плановую) и итоговую номенклатуру дел;
• проводить экспертизу ценности документов;
• составлять акты на уничтожение;
• создавать электронные архивы документов;
• вести работу по созданию справочного аппарата по документам;
• осуществлять работу с архивными документами, в том числе выдачу справок по запросам;
• подготавливать документы для передачи на постоянное хранение в государственные архивы;
• использовать современные технические средства для работы с документами;
• избежать типовых ошибок, допускаемых при ведении архива документов.

Применение результатов Слушателями

Обучение по данной программе имеет практическую направленность и позволит Слушателям расширить пространство своих профессиональных умений и навыков по ведению архива документов любой организации, государственного или муниципального органа и учреждения.

При прохождении конкурсов на замещение вакантных должностей в архивах учреждений и организаций наличие данного свидетельства обеспечит Вам преимущества перед другими кандидатами, не имеющими специальной подготовки.

Мы готовы научить Вас, как грамотно и быстро построить работу по ведению архива документов в любой организации.

Мы ждем Вас на курсах и готовы ответить на любые вопросы!

Чему обучают будущих архивариусов?

Теоретическая база, по которой обучают в вузах студентов, объемная. Она включает в себя следующие материалы:

• ведение, организация архива государственных учреждений;
• обеспечение сохранности документов;
• подготовка документации для хранения в архиве;
• создание и обработка новых документов, а также работа с имеющимися бумагами;
• составление справочно-поисковых систем;
• распознавание документации, умение защищать бумаги от подделки;
• навыки реставрирования/консервации документов;
• умение делать экспертизу бумаг на наличие практической или прикладной ценности.

Закрепляют теорию студенты направления «Документоведение и архивоведение» в период учебной или производственной практики. Проводится она в ведомственных архивах, государственных предприятиях, медицинских и образовательных учреждениях. Эти структуры имеют значительный документооборот.

Целевая аудитория

• специалисты в сфере документационного обеспечения управления, делопроизводства;
• сотрудники государственных и муниципальных архивов;
• сотрудники отделов кадров.

Цели программы:

Обучить Слушателей основным навыкам и методам работы по формированию архива документов, организации текущего и постоянного хранения документов.

Планируемые результаты

В результате прохождения программы Слушатели смогут:

• систематизировать документы по видам;
• создавать архив организации;
• составлять примерную (плановую) и итоговую номенклатуру дел;
• проводить экспертизу ценности документов;
• составлять акты на уничтожение;
• создавать электронные архивы документов;
• вести работу по созданию справочного аппарата по документам;
• осуществлять работу с архивными документами, в том числе выдачу справок по запросам;
• подготавливать документы для передачи на постоянное хранение в государственные архивы;
• использовать современные технические средства для работы с документами;
• избежать типовых ошибок, допускаемых при ведении архива документов.

Применение результатов Слушателями

Обучение по данной программе имеет практическую направленность и позволит Слушателям расширить пространство своих профессиональных умений и навыков по ведению архива документов любой организации, государственного или муниципального органа и учреждения.

При прохождении конкурсов на замещение вакантных должностей в архивах учреждений и организаций наличие данного свидетельства обеспечит Вам преимущества перед другими кандидатами, не имеющими специальной подготовки.

Мы готовы научить Вас, как грамотно и быстро построить работу по ведению архива документов в любой организации.

Мы ждем Вас на курсах и готовы ответить на любые вопросы!