Обязанности и должностная инструкция специалиста по закупкам

Квалификационные требования

Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.

Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:

• высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
• знание основ договорного права и документооборота;
• знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
• знание основ ценообразования;
• базовые знания бухгалтерского учета;
• аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.

Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:

• знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
• специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
• опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Преимущества и недостатки профессии

Менеджер по закупкам — это должность, позволяющая раскрыть весь потенциал человека. Отчасти это творческая профессия, поскольку она требует от человека умения импровизировать.

Преимуществом должности считается ее «авторитетность». С менеджером считаются все, даже руководство. Как правило, опытные снабженцы эффективно влияют на закупочную политику предприятия. К их мнению прислушиваются, поскольку оно базируется на весомом личном опыте.

Недостатком справедливо считается оторванность от семьи ввиду большой занятости. Близким уделяется недостаточно времени из-за постоянных разъездов и непостоянного графика работы. Кроме того, частые командировки — естественная составляющая профессии.

Права менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам имеет право:

3.1. Действовать в пределах своей компетенции от имени компании и представлять ее в других учреждениях и организациях.

3.2. Получать необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей информацию о деятельности компании от всех подразделений напрямую или через начальника отдела закупок.

3.3. Распоряжение выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.5. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

Познакомьтесь с методологией

Человек с высшим образованием сможет сориентироваться в законах, но для успешной работы в закупках чтение статей гражданского кодекса недостаточно.

Закупки — это отдельная профессиональная отрасль, которая подразумевает свою методологию работы. Заказчик должен понимать, как организовать снабжение предприятия, планировать затраты и выбрать лучшее предложение на рынке. А поставщик — как найти подходящую закупку, правильно подготовить и подать предложение, а потом заключить договор.

Поэтому разобраться в теме закупок без профессионального обучение практически невозможно. Главный плюс наших курсов — это система знаний, которая включает теоретическую и практическую части. Наши студенты узнают, как устроен рынок закупок в России, какие заказчики есть, чем отличаются способы закупок, а также учатся работать на электронной площадке.

Требования и качества

Соискатели работы должны знать, что, кроме качеств работника, предприятия выдвигают ряд требований к специалисту. Это касается не только профстандарта, но и индивидуального подбора сотрудников. Перед собеседованием на работу нужно изучить требования компании и сопоставить со своими качествами. Это поможет быстрее найти общий язык с работодателем и покажет ответственный подход будущего сотрудника к желаемой должности.

Активная жизненная позиция, энергичность и владение деловым этикетом — ключевые особенности менеджера по закупкам. Конкурентность и умение отстаивать своё мнение помогут при соперничестве с другими менеджерами и компаниями. Позитивное настроение, общительность и доброжелательность хорошо располагают людей, поэтому и переговоры такой человек будет вести лучше, чем скрытный интроверт.

Аналитический склад мышления пригодится, когда нужно будет принимать экстренное решение или выбирать между количеством и типами продукции. Даже если эти решения не всегда будут приносить большую выгоду, то хотя бы не будут делать вреда предприятию. Окружающие судят о профессионализме человека, исходя из его пунктуальности, аккуратности в работе и дисциплинированности.

Это не означает постоянный дресс-код и полный контроль за всем сказанным. Нет, умеренная педантичность, ответственность и концентрация на работе помогут добиться желаемых высот. Качества располагают начальство к менеджеру и показывают его в глазах окружающих как добросовестного работника.

Знания и навыки менеджера

Если без некоторых личностных качеств можно приступать к работе, ведь в процессе наладятся отношения с персоналом и начальством, то без квалификации и определённого уровня знаний достичь хороших результатов будет нереально.

К обязательным требованиям относятся:

Наличие высшего образования в области менеджмента. Тонкости работы в теории помогут избежать серьёзных практических ошибок и спланировать рабочий процесс правильно.
Опыт ведения деловых переговоров. Если такого нет, то можно пройти курсы обучения, чтобы ознакомиться с основами.
Ориентация в материале

В некоторых процессах важно умение переключаться с одного задания на другое без потери времени на обучение.
Уверенное использование компьютерных программ для полного отслеживания процесса организации и логистики закупки. Это важный момент в сфере организации продаж.

Составление резюме

Информация излагается кратко и понятно, нельзя выдумывать или искажать факты. От этого зависит будущая работа. Целостное оформление резюме характеризует аккуратность и собранность будущего сотрудника. Обязательно текст набирается единым шрифтом. К документу необходимо прикрепить фотографию в профессиональном, сдержанном стиле.

Если имеется опыт работы в других организациях или личные качества, что помогут хорошо выполнять работу, об этом также стоит указать в резюме.

Сейчас популярны сопроводительные письма, смысл которых заключается в том, что сотрудник объясняет, почему именно он должен занимать эту работу и какие качества будут ценными для организации. Грамотно составленное резюме, компетенция, профессионализм и умение показать себя с лучшей стороны помогут получить желаемую работу в сфере госзакупок и стать менеджером.

Что это за специалист

Организация любых закупочных процессов лежит на специалисте, который занимается приобретением товаров и услуг, необходимых компании. Кто такой менеджер по закупкам — это сотрудник организации, полностью отвечающий за снабжение организации в соответствии с ее потребностями.

В закупочной деятельности имеются два основных направления:

• приобретение товаров для обеспечения деятельности самой организации, например, канцелярией, спецодеждой для сотрудников, оргтехникой, офисной мебелью;
• приобретение товаров для дальнейшей реализации или производства. Розничные магазины покупают товары у оптовых поставщиков для последующей реализации и извлечения прибыли, а производственные организации закупают сырье для переработки.

Чем конкретно занимается менеджер по закупкам в организации, круг его обязанностей и прав устанавливают должностные инструкции, разрабатываемые и утверждаемые руководством компании.

Требования к менеджеру по закупкам

К сотруднику выдвигаются такие основные требования:

• аналитический склад ума;
• навыки работы с компьютером;
• знание требований к поставкам товара по договорам;
• знание сроков осуществления поставок;
• осведомленность в работе транспортировки и таможни;
• умение вести переговоры;
• способность работать с большим количеством материала;
• готовность к разрешению различных проблем и принятию ответственности;
• навыки правильного распределения исполнения задач;
• компетентность в экономической теории.

В некоторых организациях предъявляемым требованием является знание иностранного языка (в случае работы с компаниями других стран).

Пожалуй, самое важное требование к менеджеру – это умение находить общий язык с разными людьми. Данное качество необходимо ввиду постоянных переговоров с поставщиками, дегустаций и оценивания товаров

Важный факт

Для работы менеджеру по снабжению необходимо знать программу 1С. От знаний и умений работать в ней зависит правильность составления и ведения отчетности.

Ответственность

Сфера ответственности специалиста по закупкам, обозначенная в должностной инструкции, предусматривает:

• обеспечение и контроль за выполнением плана закупок;
• неразглашение конфиденциальной информации, определённой внутренними документами организации в качестве корпоративной тайны;
• соблюдение существующих правил внутреннего распорядка и принятых дисциплинарных стандартов;
• следование требованиям пожарной безопасности и правилам техники безопасности;
• неукоснительное выполнение всех распоряжений своего непосредственного руководителя и главы всей организации;
• недопущение нанесения материального ущерба и ущерба деловой репутации своей организации.

Специалист по тендерам и прочим закупочным процедурам сегодня присутствует не только в организациях, занимающихся госзакупками, где он обязателен, но и в большинстве прочих торговых компаний, которые поняли всю выгоду от сотрудничества с профессионалами в закупочной сфере.

Профстандарт «руководитель контрактной службы»

Руководители — к этим специалистам предъявляются высокие требования и ожидается от них высокий уровень компетенций. Стандарт утвержден Приказом Минтруда от 10.09.2015 № 626н, зарегистрирован в Минюсте 09.10.2015 № 39275. В отличие от технических специалистов, руководители занимаются:

• консультированием;
• экспертизой;
• организацией работы технических специалистов.

Именно этих специалистов принято называть контрактный управляющий, требования 2020 года к ним следующие: высшее образование, стаж работы в закупках от трех лет и выше.

Консультирование

По уровню образования человек должен быть минимум бакалавром, да еще и дополнительно обученным по программе повышения квалификации в закупках. Требования к опыту — от трех лет. Знания, умения и навыки по большей части относятся к нормам права, регламентирующим сферу закупочных процедур:

• создание и ведение баз данных;
• расчеты степеней влияния на ценообразующие параметры;
• составление заключений;
• непосредственное консультирование.

Экспертиза

Чтобы соответствовать требованиям, человеку нужно иметь высшее образование (специалитет или магистратура) и пройти дополнительное обучение по работе в сфере закупок. Опыт работы необходим не менее четырех лет. Других особых условий не предусмотрено. Аналогичной работой, по мнению составителей стандарта, занимаются бухгалтеры, оценщики, юристы, экономисты и т. д. Подробнее можно посмотреть, чем занимается контрактный управляющий (код должности) в ОКЗ или ОКПДТР, например, в общероссийском классификаторе код этой должности 27779.

Что должен делать эксперт в закупках:

1. Проводить экспертные оценки закупочной документации и заявок в процедуре закупки.
2. Давать экспертную оценку при подведении итогов процедур закупок, при необходимости вести пересчет баллов.
3. Разрабатывать методологические базы в рамках закупочной деятельности.
4. Составлять и оформлять по результатам экспертизы документы в виде заключения.

Организация работ

Уровень образования здесь аналогичен предыдущему, а вот опыт работы должен быть не менее пяти лет непременно в сфере закупок, в том числе на руководящих должностях — от трех лет. Речь идет о руководителях в сфере закупок. Их функции и задачи:

• распределение заданий между работниками и контроль их выполнения;
• планирование текущей деятельности организации, подразделения;
• осуществление контроля соблюдения условий, предусмотренных заключенными договорами на консультирование или экспертизу;
• организация работ по контролю качества итоговых документов по экспертизе;
• осуществление контроля рационального использования ресурсов;
• осуществление контроля соблюдения требований охраны труда.

Должностная инструкция работника контрактной службы по профстандарту разрабатывается в каждой конкретной организации с учетом специфики деятельности этой организации, поэтому универсальной должностной инструкции не существует. За основу можно взять наш образец

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Должностная инструкция менеджера по закупкам УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «ПИОН» Воронов А.В. ____________________ «10» декабря 2021 года І. Общие положения. 1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела закупок. 2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет. 3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения. 4. Менеджер по закупкам обязан знать: основы гражданского и хозяйственного законодательства, в том числе Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, законодательство о бухгалтерском учете и аудите, международное торговое право; порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации, работы с первичной документацией; ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации; правила приема, передачи товарно-материальных ценностей; методы планирования снабжения организации; нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты; принципы ценообразования, организацию закупок; формы учета и отчетности, принятые в организации. 5. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности: законодательством РФ; уставом организации; правилами внутреннего трудового распорядка; распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами; данной должностной инструкцией. ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам. Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности: Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте. Осуществляет поиск поставщиков, изучает коммерческие предложения от них, обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем. Осуществляет документальное сопровождение сделок. Контролирует исполнение обязательств сторон. Организует и участвует в сдаче-приемке поставленных товаров. Отслеживает оборот товара в организации совместно с другими отделами. Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации. Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе. Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса. Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам. Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах. Составляет и обосновывает планы закупок товаров. Немедленно информирует руководителя о фактах нарушения контрагентами условий поставок, совместно с другими службами участвует в решении споров, подготовке претензий. Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя. ІІІ. Права. Менеджер по закупкам имеет право: Принимать решения в пределах своей компетенции. Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей. Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации. Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей. Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации. ІV. Ответственность. Менеджер по закупкам несет ответственность за: Результаты принимаемых решений и собственных действий. Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации. Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству. Умышленное предоставление недостоверной информации. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей. Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений. Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты. Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.

Как найти работу

Снабженцы необходимы компаниям разных сфер деятельности. Это могут быть как частные, так и государственные предприятия, маленькие организации и промышленные гиганты. Закупать можно что угодно – от канцтоваров до производственного оборудования.

В резюме для работодателя вы должны подчеркнуть результаты, которые будут интересны для кадровиков. Не стоит просто приводить места работы и перечислять классические обязанности менеджера по закупкам

Для резюме важно как можно лучше показать вашу квалификацию, навыки и опыт, чтобы вас пригласили на собеседование, и вы смогли получить работу. Приводите конкретные данные, которые продемонстрируют ваше владение цифрами и будьте безупречны в стилистике

Ведь обязанности менеджера по закупкам предусматривают ведение обширной корреспонденции и документации, нельзя допускать опечатки и ошибки еще даже не получив должность. Не поленитесь корректировать свое резюме в соответствии с деятельностью каждого конкретного предприятия, куда вы его направляете. Возможно, нужно будет поменять акценты, больше рассказать о работе в компаниях этой же сферы или подчеркнуть вашу осведомленность о потенциальном работодателе.

Понятие

Чтобы обеспечение организации всеми необходимыми ей ресурсами пребывало в стабильном состоянии, требуется участие в данном процессе специалистов в сфере закупок.

Кроме этих стратегических задач, специалисты по закупкам решают также множество возникающих в процессе торгов вопросов конкретного характера.

Все эти очевидные преимущества наличия в штате специалистов по закупкам имеют единственный недостаток, который выражается в необходимости выплачивать им достаточно высокие зарплаты, отвечающие их статусу востребованных сегодня на рынке труда профессионалов в закупочной сфере.

Если данная сумма менее 100 млн руб., то при отсутствии контрактной службы заказчик должен назначить должностное лицо, в обязанности которому вменяются все действия, связанные с закупочной деятельностью. Такой тендерный специалист по размещению госзаказа берёт на себя все обязанности по подготовке, оформлению и поведению закупочных процедур любого вида.

Простой пример разделения обязанностей специалистов отдела закупок

Ассортимент в общепринятой системе закупок подразделяется на категории или товарные группы. Проанализировав количество той или иной товарной группы, потребности и спрос клиентов, сотрудник отдела только после этого начинает формирование заказа. В самом отделе закупок работников можно разделить на две группы, имеющие разные функции: закупщики и категорийные менеджеры. Каждый тип специалистов отвечает за свою товарную группу.

Категорийные менеджеры обязаны выполнять такие задачи:

• наполнение товарной категории путем выбора и заказа товаров, формирование ассортимента. В пример можно поставить обычный продуктовый магазин, в котором представлена товарная категория «Газированные напитки». Но в разных точках сбыта в эту категорию входят свои позиции (SKU) – Pepsi, Coca-cola, Sprite, а также продукция местных компаний в фасовке разных объемов;
• проведение ассортиментной политики;
• управление закупками и поставщиками. Ведь именно в задачи категорийного менеджера входит анализ и выбор наиболее выгодной схемы сотрудничества;
• контроль за транспортировкой товаров;
• осуществление маркетинговых процессов по продвижению своей товарной группы;
• осуществление контроля за мерчандайзерами (выкладка товаров на полки).

При использовании различных систем должностные обязанности менеджеров по закупкам могут меняться. Например, если поставщик сам занимается доставкой товара, их объем и количество, заказываемые компанией в отчетный период, одинаковое, то возможная роль менеджера может сводиться лишь к формированию самой заявки. Если специалист выполняет экспертные функции, то в его обязанности может быть включен поиск товаров, которые возможно реализовать в сжатые сроки.

В небольших компаниях менеджер по закупкам, как правило, может выступать одновременно в роли логиста. То есть большую часть времени он уделяет поиску поставщиков. Его приоритетом становится осуществление бесперебойных поставок товара в магазин в установленные сроки различными способами.

Сам закупщик в оргструктуре отдела находится в подчинении у менеджера, в чьи обязанности входит формирование и отправка заявки. То есть непосредственно он принимает решение о количестве заказываемых единиц, определением сроков, способов и места поставки товара.

Но, как правило, во многих компаниях такие люди продолжают именоваться специалистами по закупкам.

Основные качества, знания и навыки

Часто руководители предприятий, объявляющие о наличии данной вакансии, хотят видеть на этом месте молодых специалистов. Они отличаются гибким мышлением и способностью работать не по шаблонам.

Кроме того, современные выпускники экономических вузов обладают высоким уровнем коммуникабельности, а это крайне необходимо в условиях быстро меняющейся ситуации на рынке. Они легко усваивают большой объем информации и идут на компромиссы с руководством.

Опыт работы в торговле или логистике, конечно, очень важен для менеджера отдела закупок. Но его отсутствие легко компенсируется желанием обучаться и стремлением отстаивать интересы компании.

Профессия требует дипломатичности, быстроты реакции и изрядной работоспособности.

Необходимые личностные качества:

• умение правильно расставлять приоритеты;
• умение планировать рабочий день;
• дисциплинированность;
• исполнительность;
• стрессоустойчивость.

Менеджеру предстоит много ездить и общаться с людьми из разных профессиональных областей. Поэтому все чаще работодатели выдвигают в качестве обязательного условия знание иностранного языка. Коммуникативные навыки приходят в процессе общения и работы. Но, как правило, они проявляются (или не проявляются) уже во время предварительного собеседования.

Роль отдела закупок

Отдел закупок воспринимается многими менеджерами как обычный центр затрат, который никак не влияет на финансовый результат компании. Но так ли это? Давайте дадим определение процессу закупок.

Как мы видим из определения несмотря на свою кажующуся простоту процесс закупко не такой простой и содержит в себе целый ряд условий которые соблюсти непросто

Если будет нарушено хотя бы одно из них то работа отдела закупок будет признана неудовлетворительной (и не важно кто в этом виноват)

Сам процесс закупок не живет сам по себе, а он очень тесно связан с логистикой (доставка товаров), финансами (взаиморасчеты с поставщиками), производством и продажами (которые собственно говоря определяют, что нужно закупать и являются обратной стороной медали).

Если смотреть с финансовой точки зрения то отдел закупок может сильно влиять на маржинальность бизнеса. Ведь:

• Правильная закупочная цена позволит увеличить маржинальную прибыль;
• Правильно подобранный товар позволит увеличить обороты;
• Правильно закупленное количество позволит удовлетворить запросы клиентов, но в то же время не будет «засорять» склад.

Из чего состоит работа отдела закупок? Вроде бы из ничего сложного: анализе остатков, формировании заказов, сверке счетов, оформлении накладных и т.д. Но все не так просто как кажется.

Основная функция отдела закупок — обеспечить магазин товарами, то есть сформировать ассортимент и его максимально оптимизировать. Не будет товаров — не будет чего продавать, нет продаж — нет денег, нет денег — нет компании.

Функции отдела закупок в компании:

• приобретение нужного товара по минимальной цене;
• поддержание высокой оборачиваемости запасов;
• обеспечение доставки товаров вовремя;
• обеспечение качественного товара и гарантий по товару от поставщиков;
• взаимодействие с надежными поставщиками;
• сотрудничество и взаимодействие с другими подразделениями компании;
• снижение доли расходов на транспортировку и заказ товаров;
• поддержка информационной базы по товару;
• внесение данных в корпоративную информационную систему (1С, ODOO, …)

Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, на эффективное использование оборотных средств, на удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, на наполненность складов и эффективноть логистической цепочки, на затраты рабочего времени сотрудников многих отделов.

Менеджеры по закупкам распоряжаются большей частью выручки компании и непосредственно влияют на прибыль компании, но в то же время очень часто эти люди мало заботятся о прибыли компании и могут действовать во вред компании (закупая у нужных поставщиков, которые платят им «откаты»).

Закупки могут выступать источником рентабельности, особенно если:

• доля затрат в структуре затрат компании составляет больше 30%;
• есть колебания закупочных и продажных цен;
• закупщик влияет на то какой товар будет куплен;
• работа идет на рынке с высокой конкуренцией.

Как правило есть два способа увеличить прибыль: стимулирование оборота (продавать больше) или снижать затраты на закупку товаров (уменьшать себестоимость товаров). Но увеличение оборота не всегда означает такое же увеличение прибыли. Для того чтобы его увеличить компания должна понести допзатраты в виде маркетинговых активностей. А вот снижение закупочных цен может серъезно повлиять на прибыль. Тоже самое можно сказать и про оптимизацию логистических процессов.

Обычно отдел закупок эволюционирует вместе с компание и проходит несколько стадий

О том насколько эффективен этот отдел нам могут сказать ряд показателей:

• сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;
• уровень брака закупаемой продукции;
• доля закупок, совершенных вовремя;
• число ситуаций, когда нужных ресурсов не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
• количество и причины изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок;
• число полученных и выполненных заявок;
• доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т. п.

Основные разделы должностной инструкции

Основным критерием при разработке должностной инструкции специалиста отдела закупок должно являться то, чтобы ее положения не противоречили трудовому законодательству. При написании этого документа следует учитывать стандарты, он обязан состоять из четырех основных разделов: общий раздел, функции, права, ответственность.

Общий раздел

Раздел, в котором указано, кому сотрудник подотчетен, а также квалификационные требования к специалисту.

Функции

Именно составление данного раздела с грамотно прописанными обязанностями позволит в дальнейшем исключить путаницу, дублирование функций, не позволит перегружать специалиста второстепенными делами

Особенно это важно при большом штате подразделения, когда полномочия и задачи надо четко разграничить. Также важно учесть сферу деятельности компании, так как она влияет на специфику работы закупщика.

Данный раздел содержит основания привлечения сотрудника к ответственности, но в общей форме. Только в ходе юридического разбирательства ответственность может принять конкретные формы.

Права

Ввиду особенностей закупочной деятельности предприятий по ВЭД или на основании № 44-ФЗ, работникам, помимо типовых прав, необходимо обозначить специфические права.

Работодатель имеет право дополнительно ввести еще несколько разделов, где будут более детально описаны принципы оценки сотрудника и условия труда.

Вследствие различной деятельности функции менеджеров отличаются, так как требуются различные знания при работе с государственными закупками, импортом или отечественными поставщиками. Следовательно, в индивидуальном порядке в должностную инструкцию менеджера отдела закупок, применяющего 44 ФЗ, в качестве требований необходимо прописывать как знание данного закона, так и лингвистическое образование при работе с импортом.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

Также дополнительный раздел «Должностные связи» наиболее важен специалистам по закупкам в их должностной инструкции. Так как в своей деятельности сотрудник часто коммуницирует с различными отделами, бухгалтерами, менеджерами, клиентами и другими специалистами, то ему необходимо дать четкое описание, с кем и по каким аспектам он должен взаимодействовать.

Только после подписания инструкции сотрудником и руководителем компании документ приобретает юридическую значимость. При необходимости, вызванной требованиями конкретной организации, может быть введена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, например начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить необязательно.

Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно

Проведем аудит Вашего отдела продаж по 24 пунктам и дадим четкий план по увеличению прибыли!

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Начнем с того, что менеджер по закупкам обязан иметь как минимум среднее специальное, как максимум вузовское образование в сфере экономики, финансов или управления предприятием. При устройстве на работу большим плюсом как обычно является опыт работы на аналогичной должности. В зависимости от рынка, на котором работает компания или целевой аудитории, на которую она ориентирована, может потребоваться знание английского или иного иностранного языка. Поскольку работа во многом связана с общением, ведением переговоров и постоянными попытками «выторговать» скидку или «выбороть» выгодные условия, кандидат должен обладать хорошо развитыми навыками общения, влияния, убеждения и работы с возражениями. Навыки работы с компьютером – это must have.