Права и обязанности секретаря судебного заседания

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

Особенности профессии

Референт директора – это его главный помощник, фактически правая рука. Вся масса задач, которая стоит перед современным руководителем, практически невыполнима без надежного ассистента

Референту поручается большой объем важной работы, который руководитель в силу недостатка времени сам выполнять не может: прием телефонных звонков, ведение и систематизация документации, взаимодействие с посетителями, организация деловых переговоров, командировок и многое другое. От профессионализма референта напрямую зависят организованность и качество рабочего процесса

Еще говорят, что референт – это лицо организации, потому что это человек, который первым встречает всех заинтересованных в ее деятельности.

Кто может работать

Где можно получить специальность «секретарь судебного заседания»? Обязанности такого сотрудника предполагают получение юридического либо правоведческого высшего образования. Какие требования предъявляются к соискателю на подобную должность? Среди них:

• владение законодательством страны;
• знание нормативной базы;
• навыки обработки информации;
• знание правил пожарной безопасности и охраны труда;
• умение применять теоретические знания на практике

До вступления в должность соискателю поясняются основные права и обязанности секретаря судебного заседания. Он знакомится с должностной инструкцией, стандартными правилами этикета, служебным распорядком.

Особенности профессии

Плюсы и минусы деятельности основаны на отраслевых тонкостях предприятия, в котором выполняются обязанности.

Если труд не интеллектуальный, нет большой ответственности, то работник может не обладать специальными знаниями и навыками, но зарплата также будет низкой. Перспектива карьерного роста не предвидится. Конкуренция на такие должности невысокая.

Когда специалист квалифицирован, то работу можно получить в престижных организациях. Но придётся много времени проводить в офисе, бывать в командировках, сопровождая начальника. Вакансий на такие должности немного, конкуренция высокая. Вероятна перспектива продвинуться, заняв следующую ступень.

В профессии есть явные недостатки. Секретарь, как связующе     е звено руководства с подчинёнными, подвергается риску получить обвинения с обеих сторон. Возник     ает напряжение и стрессовая обстановка.

Общение с людьми разных характеров требует подготовленности и умения налаживать коммуникацию. Секретарь не может позволить грубость или невнимательность. Необходимо планировать время, руководители часто просят о чём-либо напомнить или что-то сделать в определённый час.

Фото: pexels

Важная черта профессии — умение сохранять в секрете действия внутри фирмы. Лучше промолчать, нежели разболтать важную информацию.

В тему! Как устроиться помощником судьи.

Обязанности секретаря в его работе

В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.

Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:

1. Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;

2. Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;

3. Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;

4. Работа с документами и текстами выступлений руководителя;

5. Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;

6. Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.

Отличия обычного секретаря от референта

С каждым годом помощник руководителя получает ценный опыт от трудовой деятельности. Более эффективные и коммуникабельные работники не стоят на месте, а стараются продвигаться по карьерной лестнице. Сегодня мы разберём должность специалиста, который имеет более широкий круг обязанностей, чем обычный секретарь.

Референт это кто?

Высшая квалификация у помощника начальника. С этой должностью служащий должен одновременно вести общение по телефону и выполнять основную техническую работу секретаря с дополнительными обязанностями. Для того, чтобы получать большую заработную плату и быть уважаемым референтом с имиджем, работник должен иметь как минимум одно любое высшее образование, иностранный язык и опыт работы в определенной компании. Должностные обязанности соответственно повышаются, из-за дополнительных полномочий.

Чтобы понять, что делает секретарь референт, можно просмотреть список его расширенных обязанностей:

• введение деловых переговоров по телефону;
• консультирование клиентов и ответы на их вопросы;
• принятие самостоятельных решений, когда начальника нет на месте;
• переговоры с обычными и иностранными партнерами;
• подготовка бумаги и различной корреспонденции.

Карьера

На первый взгляд, кажется, какие могут быть карьерные перспективы у помощника руководителя? Карьера референта зависит от того, в насколько крупной организации он работает. Очевидно, что сделать карьеру в офисе простого предпринимателя будет практически невозможно. А вот в больших фирмах или корпорациях референты могут рассчитывать на перевод в другие отделы. В том случае если руководителю помогает целая группа ассистентов, есть возможность стать руководителей группы помощников и координировать их деятельность. В любом случае, опыт, полученный при работе референтом, можно применить в других областях, он поможет, например, начать свой собственный бизнес и успешно развивать его.

Описание профессии

Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, способного стать реальным помощником во всех делах, что называется, правой рукой.

Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность.

Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.

История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач.

Их функции сегодня — ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Профессия секретарь имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь — переводчик.

Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины.

Международный день секретаряМеждународный день секретаря (Secretary’s Day) или в более официальном варианте День профессиональных административных работников (Administrative Professionals Day) начали отмечать в США в 1952 года благодаря усилиям нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса (Harry F. Klemfuss). В России День секретаря отмечается в третью пятницу сентября.

Для чего нужна должностная инструкция

При составлении данного документа, ответственное лицо должно опираться на нормы действующего федерального, регионального и локального уровней. Руководитель предприятия, как лицо ответственное за правильное ведение документооборота, должен проверить это соответствие. Кроме того, кадровый начальник также должен знать о соответствии инструкции действующему законодательству.

Составляет она либо для группы идентичных должностей, либо за конкретной индивидуальной должности. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись. Сделать это нужно при приёме на работу. Если она будет составлена не верно, то у работника и руководителя непременно возникнут разногласия и конфликтные ситуации относительно разделения труда и выполняемых работником функций.

При верном составлении должностных инструкций, руководство должно преследовать конкретные цели и решать следующие задачи:

• правильно разделить рабочие обязанности между сотрудниками похожих должностей. Необходимо чётко скоординировать их действия для достижения максимально полезного результата;
• улучшение психологического климата в коллективе, улучшение обстановки. Необходимо максимально снизить процент вероятности возникновения конфликтов;
• чётко разграничить права и обязанности специалистов одного уровня, дать конкретику по их полномочиям, чётко определить ответственность каждого. При необходимости, можно отдельно сделать акцент на дисциплинарные взыскания, которые могут быть применены к специалисту в виде ответственности за пренебрежение своими обязанностями;
• осуществить психологическую и должностную разгрузку сотрудников, которые вынуждены совмещать несколько должностей. Мало их просто разгрузить, эту нагрузку необходимо правильно и равномерно распределить;
• наладить систему психологического и финансового стимулирования и мотивации;
• правильно распределить обязанности между управленцами.

С помощью должностной инструкции руководство предприятия реализует все аспекты взаимодействия аппарата управления и персонала. Но не всегда удаётся достичь максимально возможного результата. Поэтому нужно правильно выбрать и назначить человека, который будет ответственен за составление должностных инструкций.

В зависимости от масштабов фирмы и численности наёмного персонала, то типовая инструкция составляется для группы идентичных должностей. При необходимости, можно внести коррективы для конкретной должности. Если же фирма небольшая, насчитывает всего 25-50 человек, то документ составляет для каждой должности отдельно. Ответственным является сотрудник отдела кадров.

Должностная инструкция делопроизводителя

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Принимает документы на подпись (заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)проверяет правильность их составления и оформления.

9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Делопроизводитель имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу)

о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Заработная плата

Заработная плата для данной должности, по данным на май 2020 года, колеблется в диапазоне от 17 000 до 40 000 рублей. Это усредненная статистическая информация для регионов России. Заработная плата у московских секретарей составляет, в среднем, от 25 000 до 60 000 рублей. После прохождения испытательного срока оклад часто увеличивают.

На размер зарплаты для данной должности сильно влияет квалификация, опыт сотрудника и набор его дополнительных навыков:

• знание иностранных языков, корпоративной культуры разных стран, нюансов деловой переписки;
• умение работать со сложным программным обеспечением, эффективно взаимодействовать с сотрудниками разных отделов, клиентами и партнерами компании;
• наличие дополнительных преимуществ — дипломов о смежном профильном образовании, водительских прав.

Обязанности секретаря

Сейчас известно множество направлений и разновидностей данной профессии, ведь можно быть как обычным помощником начальника, так и занимать должность высокопоставленного госслужащего.

Но у всех этих людей есть общие классические обязанности, без выполнения которых, они будут считаться недобросовестными работниками:

• приём различных видов документов от служащих для передачи руководителю в целях ознакомления и подписи. Это могут быть заявления об увольнении, просьбы об отпуске или повышении, различные приказы для сотрудников;
• введение делопроизводства. Для этого необходимо проводить полную систематизацию поступившей корреспонденции, а затем предоставлять ее исполнителям под роспись. Также нужно следить за сроками исполнения этой бумагой;
• обязательное выполнение поручений. Нужно выполнять ряд поручений от руководителя, чтобы облегчить ему работу и создать нормальные условия. К примеру, отвечать на звонки от других организаций или составить план на новый рабочий день;
• оказывать поддержку в проведении важных мероприятий или совещаний руководителя. Проверять и составлять список участвовавших, помогать делать закупку необходимых продуктов для проведения;
• покупка временного жилья в различных гостиницах, когда руководящее лицо или обычный служащий отправляется в командировку.

По списку видно, что должность секретаря насыщена множеством различных обязательств, которые требуют ответственности и внимательности. Это значит, что быть помощником руководителя быть ни так уж и просто, как мы представляли на первый взгляд.

Права сотрудника

Рассматривая вопрос о том, кто такой секретарь-референт и что он делает, можно отметить не только обязанности сотрудника, но и его права с полномочиями.

К правам секретаря-референта относятся:

• выполнение поручений по запросам от служб, нужных для работы материалов, требование объяснений по поводу задержки выполняемых операций;
• рассмотрение, оценка документов, последующая их отправка на исполнение специалистам;
• предъявление требований, направленных на доработку документации, составление и оформление;
• внесение в документационные сведения изменений, если они не противоречат общим правилам и находятся в компетенции сотрудника;
• принятие управленческих позиций для создания новых методов и форм труда в рамках компетенции сотрудника;
• предоставление руководству требований касательно создания условий для того, чтобы выполнялись служебные обязанности, а документы при этом – сохранились в рамках деятельности фирмы;
• осуществление рабочих мероприятий с информацией конфиденциального характера;
• осуществление взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями касательно вопросов проверки исполнения документации, а также в области подачи нужных информационных сведений.

Секретарь-референт имеет доступ к важнейшим документам предприятия и имеет право требовать материалы, необходимые для осуществления своей деятельности

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

• требуемый уровень образования;
• социальный статус;
• престижность профессии;
• оплата труда;
• перспективы профессионального роста.

• специалист;
• или руководителям среднего и низшего звена.

ВАЖНО!
Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.. ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Правила делового общения

Секретарь обязан четко знать свои полномочия и выполнять их.

С начальником

К руководителю бизнеса необходимо обращаться по имени-отчеству. Фамильярность не допускается. В начале рабочего дня необходимо поприветствовать начальника.

Можно предложить чашку кофе/чая. После утреннего приветствия следует проинформировать начальника о запланированных встречах и мероприятиях. При необходимости внести коррективы в график.

Без уважительной причины нельзя беспокоить начальника. Вся полученная информация должна оставаться конфиденциальной.

Нельзя вступать в спор, даже когда директор неправ.

Внимательно выслушивать и выполнять задания начальника.

С сотрудниками компании

Деловое общение с сотрудниками подразумевает:

• уважительное отношение к коллегам;
• внимательность и сдержанность.

С посетителями

С посетителем, который пришел впервые, необходимо познакомиться и узнать цель визита. Нельзя игнорировать рукопожатие, но запрещается выступать его инициатором. Почетных гостей приветствуют стоя. В результате диалога секретарь должен самостоятельно определить, какие действия ему необходимо выполнить.

Например:

• записать посетителя на повторный прием;
• доложить начальнику о визите;
• удовлетворить потребность посетителя самостоятельно.

Во время ожидания гостям можно предложить напитки (чай, кофе, воду).

Приветствие важных гостей.

Сколько зарабатывает секретарь?

Финансовый вопрос всегда интересует соискателей и просто любопытных. Должностная инструкция секретаря не дает прямого ответа на этот вопрос. Если изучать статистику, назвать точную цифру все равно не удастся, потому что разброс зарплат на этой должности слишком велик.

К примеру, секретарь в школе или другом госучреждении может зарабатывать всего 300 долларов. В то же время, его коллега в международной компании может получать ежемесячные выплаты в несколько раз выше – до 1000 долларов. Однако в последнем случае секретарских курсов, скорее всего, будет недостаточно. Работодатели обычно требуют знание иностранного языка.

Детально познакомившись с профессией, вы можете решить, стоит ли претендовать на эту вакансию или обратить внимание на другие предложения на рынке труда

Подведем итоги

Секретарем суда часто является человек, который мечтает о юридической карьере, но, в силу различных обстоятельств, не может сразу обучаться в престижной учебном заведении юридической направленности.

Попав на подобную должность после завершения учебы в правовом колледже, секретарь не только зарабатывает стаж работы, но и приобретает профессиональные навыки, которые в будущем помогут ему в карьере. Это усидчивость, рассудительность, аккуратность, пунктуальность. Так как в должностные обязанности секретаря входит общение с людьми, происходит совершенствование коммуникативных навыков, отрабатываются умения находить общий язык с разными ответчиками и истцами.

Такой сотрудник несет ответственность за документооборот, осуществляет масштабную канцелярскую работу, которая предполагает внимательность и аккуратность. Участие его в судебном процессе состоит в подготовке нормативной документации по делам, планируемым к рассмотрению, а также в последующем ведении (в рамках самого заседания) протокола. Он должен четко соблюдать должностной регламент, приказы (распоряжения) руководства суда, поддерживать требуемый уровень квалификации (повышать ее в рамках курсовой подготовки, мастер-классов, конференций, конкурсов).

Выполняя свои должностные обязанности, секретарь суда должен соблюдать законные интересы и права юридических и физических лиц. Он не имеет права разглашать сведения, которые ему стали известны в рамках профессиональной деятельности, а также распространять информацию, которая является коммерческой либо государственной тайной.

Также в его обязанности входит сохранность имущества суда, соблюдение правил пожарной безопасности, уважительное отношение ко всем участников судебного процесса (ответчику, истцу, свидетелям по рассматриваемому делу).